TIETOSUOJASELOSTE
REKISTERIPITÄJÄ:
Kokemus- ja vertaistoimijat ry
Y-tunnus: 2569782-8
Kauppaneliö 2
60120 Seinäjoki
Toiminnanjohtaja Sonja Orrenmaa
Puh. 040 7633 184
Yhteyshenkilönä rekisteriä koskevissa asioissa toimii Kokemus- ja vertaistoimijat ry toiminnanjohtaja Sonja Orrenmaa. Orrenmaa toimii myös tietosuojavastaavana. Jokaisella työntekijällä on kuitenkin omat vastuualueet. Henkilötietoihin pääsee käsiksi ainoastaan ne henkilöt, joille kyseiset tiedot ovat tarpeellista työn puolesta. Manuaalinen aineisto säilytetään kansioissa, jotka ovat lukollisissa kaapeissa työhuoneissa, työhuoneiden ovet ovat lukossa. Sähköiset aineistot ovat tietokoneilla, tietokoneet ovat salasanoin suojattuja, salasanat ovat ainoastaan työntekijöiden tiedossa. Henkilötietojen keräämiseen, säilyttämiseen ja tuhoamiseen liittyvät riskit, todennäköisyys ja seuraukset ovat varsin pienet. Näitä riskejä ovat seuraavat: avainten katoaminen, ovet eivät ole lukossa, tulipalo. Kenenkään työntekijän tai toiminnassa olevan vapaaehtoisen avaimissa ei lue kenelle/mihin avain kuuluu. Todennäköisyys sille, että avaimen kadotessa, joku osaisi löytää juuri kyseisen rakennukseen on hyvin minimaalinen. Jos kuitenkin näin kävisi, olisi riski vakava. Riskin luokitusta kuitenkin laskee rakennuksessa oleva hälytysjärjestelmä. Hälytysjärjestelmän koodi annetaan vastuullisille toimitilan haltijoille. Avainten luovutuksen yhteydessä tehdään sopimus. Sopimuslomake säilytetään toiminnanjohtajan lukollisessa kaapissa ja hävitetään kahden vuoden päästä, kun avain on luovutettu takaisin. Toimitilan ovet ovat pääsääntöisesti lukossa, mutta on kuitenkin mahdollisuus, että joku unohtaa lukita oven. Työhuoneiden ovet ovat aina lukossa, joten riski päästä suoraan tiedostoihin vähenee. Manuaalista materiaalia käsitellessä pitää olla hyvin tarkkana, ettei yksikään asiakirja katoa tai joudu vääriin käsiin käsittelyn aikana. Myös huolellisesta säilytyksestä tulee varmistua. Aineiston tuhoamisessa täytyy käyttää silppuria ja varmistua, että vain luotettava henkilö tekee asiakirjojen tuhoamisen.
Rekisterinpitäjä KOKEMUS –JA VERTAISTOIMIJAT RY on eritellyt rekisterit seuraavanlaisesti:
Työntekijöiden henkilöstöhallinnon rekisteri
Henkilökunnan tiedot kerätään, kun tehdään työsopimus. Toiminnanjohtaja säilyttää työntekijöiden tiedot kansioissa, mitkä lukollisessa kaapissa. Kirjanpitäjälle lähetetään palkanmaksua varten tiedot salatulla sähköpostilla. Kirjanpitäjä säilyttää tiedot tietokoneella, johon on salasana. Työntekijöiden kanssa tehdään suullinen sopimus, että työntekijä antaa suostumuksensa henkilökohtaisten tietojen säilyttämiseen. Työntekijöiden tietoja säilytetään työsuhteen loppumisesta vielä 10 vuotta. Jos henkilörekisterin tietoja luovutetaan eteenpäin, rekisteröityneen suostumuksella, tapahtuu luovutus puhelimitse tai sähköpostilla.
Vapaaehtoisten henkilöstöhallinnon rekisteri
Toiminnassa olevien vapaaehtoisten ja joidenkin kokemusasiantuntijoiden yhteystiedot ovat kansiossa. Vapaaehtoiset täyttävät yhteystieto lomakkeen toiminnan aloittamisen yhteydessä, jossa annetaan suostumus säilyttää tietoja vapaaehtoistoiminnan ajan. Tiedot kerätään vapaaehtoisten /kokemusasiantuntijoiden illoissa, jotta voidaan tarvittaessa ottaa yhteyttä. Kerättävät tiedot ovat nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Kokemuskoordinaattori Merja Kallio säilyttää tiedot kansiossa lukollisessa kaapissa. Työhuoneen ovi on lukossa. Vapaaehtoisten ja kokemusasiantuntijan tiedot hävitetään heti, kun henkilö lopettaa toiminnan vapaaehtoisena.
Yhdistyksen jäsenten rekisteri
Uusi jäsen täyttää netissä tai hakulomakkeella yhteystiedot. Näitä ovat: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostisosoite. Jäsenluettelo tietoja käsittelee palkkatukihenkilönä työskentelevä tiedottaja. Jäsenrekisteri tiedot liitetään MTKL:n valtakunnalliseen järjestelmään, koska kuuluumme kattojärjestöön. Tiedottaja tallentaa jäsentiedot myös omalle koneelle, jotta voimme lähettää maksaneille jäsenille jäsenmaksun vuosittain. Koneelle on salasana. Ellei jäsen ole maksanut jäsenmaksua vuoden loppuun mennessä, katsotaan jäsenen eronneen yhdistyksestä, jolloin tiedot hävitetään. Jatkossa yhdistyksen omaa jäsenrekisteriä ylläpitää tiedottaja. Tiedot tallennetaan world-tiedostona.
Muut rekisterit/tiedostot
Muita rekistereitä ovat tiedottajan koneella olevat sähköpostiosoitteet. Henkilöt, jotka haluavat Olkkarin uutiskirjeen ilmoittavat siitä tiedottajalle, joka lähettää heille viikoittain sähköpostia. Halutessaan sähköpostilistalta voi poistua, jos ilmoittaa asiasta tiedottajalle. Tämän jälkeen sähköpostitiedot poistetaan koneelta. Tiedottaja tallentaa sähköpostiosoitteet ryhmiin ja lähettää piilopostina kaikille uutiskirjeen haluaville. Tiedottaja poistaa koneelta sähköpostiosoitteen, jos joku sitä pyytää. Tiedottajan koneelle salasana.
Olkkarin vieraskirjaan päivystäjät pyytävät kävijää merkkaamaan puumerkkinsä, koska sen mukaan saadaan tietää päivittäiskävijämäärät tilastointia varten. Vastaava päivystäjä laskee kävijämäärät kuukausittain vieraskirjasta ja antaa tiedot toiminnanjohtajalle, joka arkistoi määrät exel- taulukkoon. Tiedot tallennetaan toiminnanjohtajan koneelle, jossa salasana. Täynnä olevat vieraskirjat säilytetään toiminnanjohtajan kaapissa kymmenen vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään.
Puhelinnumerot kerätään, kun lähdetään esim. reissuun, jotta tarvittaessa voidaan soittaa ja saada retkeläinen kiinni. Henkilö, joka on vapaaehtoisesti antanut puhelin numeronsa, tallennetaan niin kauan, kuin henkilö toimii jossain tehtävässä. Sen jälkeen puhelinnumero poistetaan lokista.
Kuvat FB:ssa ja nettisivuilla. Kuvia otetaan tapahtumista, retkistä ja pyydetään suullinen lupa kuvien julkaisemiseksi tiedotuskanavissamme. Kuvat säilytetään ja tallennetaan työntekijöiden (tiedottajan/toiminnanjohtajan) koneella, joihin on salasanat. Halutessaan kuvat poistetaan, jos kuvassa oleva niin haluaa.
Osallistuja/ilmoittautumislistat retkiin ja tapahtumiin. Kerättävät tiedot ovat nimi ja puhelinnumero. Osallistujalistat säilytetään vain niin kauan, kunnes tapahtuma päättynyt, jolloin ne hävitetään
Seinäjoella 4.12.2019
Tiina Mäkinen, toiminnanjohtaja
Sonja Orrenmaa, toiminnanjohtaja