Viestintäsuunnitelman tarkoituksena on selkeyttää Kokemus- ja vertaistoimijat ry:n sisäistä ja ulkoista viestintää sekä rakentaa helposti muokattavissa oleva perusrunko viestinnän tueksi.
Olkkarissa matalan kynnyksen kohtaamispaikan arvot ovat tasa-arvoisuus, leimaamattomuus, kävijälähtöisyys ja kuulluksi tuleminen.
Kohderyhminä ovat päihde- ja mielenterveyskuntoutujat, mielen hyvinvoinnista ja päihteettömästä elämästä kiinnostuneet, yhteistyökumppanit sekä vapaaehtoiset ja kokemusasiantuntijat.
VIESTINNÄN TAVOITTEET
- Mahdollisimman aikainen tiedottaminen asioista ja tapahtumista, useaan otteeseen useiden eri kanavien kautta.
- Lisätä tietoutta Olkkarista Seinäjoen alueella ja sitä kautta saada lisää kävijöitä.
- Saada uusia jäseniä yhdistykseen. Apuna käytetään jäsenhankintakampanjoita.
VIESTINNÄN MUODOT
Sisäinen viestintä
Työntekijät pitävät maanantaisin palaverin, jossa käydään läpi tulevaa viikkoa ja muita tärkeitä asioita. Toiminnanjohtaja kertoo yhdistyksen hallituksen päätöksistä ja muista käsitellyistä asioista. Työntekijöiden välistä viestintää hoidetaan myös pikaviestisovelluksen välityksellä.
Työntekijät pitävät sisäisen toiminnan kehittämisen päivää kerran kuukaudessa työhyvinvoinnin lisäämiseksi.
Tiedottaja päivittää ilmoitustaululle viikko-ohjelman ja muita ajankohtaisia tapahtumia.
Ohjaajat esittelevät toimintaa uusille kävijöille sekä erilaisille opiskelija- ja tutustumisryhmille.
Maanantaisin ohjaajat kertovat toimintatiimissä kävijöille viikon tapahtumista ja kävijät voivat antaa palautetta ja toimintaehdotuksia.
Toiminnanjohtaja ja tiedottaja hoitavat viestintää hallituksen kanssa.
Yhdistyksen jäsenille menee erillinen jäsenkirje kaksi kertaa vuodessa.
Ulkoinen viestintä
Tiedottaja tiedottaa Olkkarin tapahtumista ja aukioloajoista viikoittain Eparin, Ilkan sekä Seinäjoen sanomien ilmaispalstoilla. Isommista tapahtumista tehdään maksullisia lehtimainoksia. Tiedottaja päivittää Facebook- sekä Instagram-sivuja.
Olkkari esittelee toimintaansa messu- ja esittelypiste -tapahtumissa esim. Y-talon puolella sijaitsevalla Friski-pisteellä sekä keskussairaalan puolella sijaitsevalla Olka-pisteellä ja ulkoilmatapahtumassa KesäOlkkarissa.
Kerran kuukaudessa Olkkarin kokemuskoordinaattori ja kokemusasiantuntija / Olkkarin työntekijä päivystävät päihdeklinikalla. Päivystyksen tarkoituksena on madaltaa päihdeklinikan asiakkaiden kynnystä tutustua Olkkariin.
Olkkarin esitteitä jaetaan eri yhteistyökumppaneiden toimipisteille, julkisille yhteisöpaikoille ja terveydenhuollon toimipisteille kävijöiden mukaan otettavaksi.
YHDISTYKSEN VIESTIJÄT
Tiedottaja hoitaa suurimman osan viestinnästä nettisivujen, sähköpostin ja Facebookin välityksellä. Hän välittää Olkkarin toiminnasta kiinnostuneille sähköpostitse tietoa viikottain, päivittää Olkkarin ilmoitustaulua ja Facebook-, Instagram- sekä verkkosivuja.
Kokemuskoordinaattori suunnittelee ja koostaa tiedot vapaaehtoisten ja kokemusasiantuntijoiden tapahtumista yhdessä tiedottajan kanssa. Kokemuskoordinaattori järjestää kokemusasiantuntijoille kahdesti vuodessa kokoontumisen, joissa tiedotetaan tulevista tapahtumista ja muista asioista.
VIESTINNÄN AIKATAULUTTAMINEN
Vuosittain järjestettävät tapahtumat kirjataan ylös vuosikelloon, josta näkee mikä tapahtuma on tulossa ja voidaan aloittaa tapahtuman vaatima suunnittelu ja tiedottaminen ajoissa.
VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI
Tapahtumien osallistujamääriä seurataan kyselyillä ja arvonnoilla. Lisäksi seurataan päivittäistä ja vuosittaista kävijämäärää. Facebookin, Instagramin ja nettisivujen kautta seurataan niiden kävijämääriä.